PURBALINGGA– Untuk lebih mempercepat proses surat menyurat dan mengurangi pemakain kertas (paperless) di satuan kerja perangkat daerah (SKPD). Pemerintah Kabupaten (pemkab) Purbalingga menerapkan E-Office untuk staf dan kepala SKPD. Pemanfaatan aplikasi E-Office tersebut juga dimaksudkan untuk mengurangi secara signifikan total biaya administrasi.
“Dalam hal ini, penghematan biaya untuk kurir/perjalanan dinas dalam daerah dapat dikurangi. Disamping itu juga untuk mengefisienkan tenaga, khususnya tenaga kurir surat. Mengingat kecenderungan hampir di semua SKPD menagalami kekurangan personil,”tutur Bupati Purbalingga Sukento Rido Marhaendrianto, saat memberikan sambutan pembukaan pada Pelatihan E-Office Pemerintah Kabupaten Purbalingga di Ruang Rapat Setda Gedung A Komplek Setda Kabupaten Purbalingga Kamis (5/3).
Selanjutnya, sambung Kento, sebuah system informasi tidak akan mampu berjalan sendiri tanpa ada dukungan serta campur tangan dari user yang memiliki ketrampilan untuk mengoperasikannya.
“Ketrampilan saja tidak cukup, apabila tidak disertai dengan kemauan dan komitmen yang tinggi serta konsisten dalam mengaplikasikan. Sebab, kegagalan dari sebuah sistem informasi, seringkali terjadi karena keennganan untuk merubah budaya, dari budaya manual ke budaya elektronik. Seringkali sebuah system baru dianggap mempersulit, karena membutuhkan proses untuk belajar dan menyesuaiakan diri,”ungkapnya.
Dengan aplikasi E-Office, sambung Kento, ada beberapa manfaat yang dapat diambil, salah satunya mempercepat proses surat menyurat serta mengurangi pemakaian kertas (paperless). Selain itu, aplikasi tersebut juga untuk menyimpan surat yang telah diterima maupun dikirim oleh seluruh pengguna dalam format elektronik.Sehingga pengguna dapat mengakses surat tersebut dengan mudah kapanpun, dan dimanapaun.
“Aplikasi tersebut juga memungkinkan pimpina SKPD untuk tetap melakukan aktfitas (memberikan disposisi), walaupun di luar kantor, serta mengetahui adanya surat masuk dan mendisposisi ataupun akan bersurat meski tidak berada dikantor,”terangya.
Menurutnya, aplikasi E-Office juga dimaksudkan sebagai salah satu bentuk perwujudan E-Govermen, yang bertujuan memperlancar kegiatan berkaitan dengan adminstrasi perkantoran. Selain itu juga untuk meningkatkan transparansi, kontrol serta akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan good governance dan clean government.
“Untuk itu, selamat memasuki babak baru dalam penyenggaraan administrasi perkantoran secara elektronik/E-Office dilingkungan Pemkab Purbalingga. Saya mengajak bapak ibu sekalian untuk berkomitmen dan memberikan perhatian khusus demi suksesenya implementasi aplikasi E-Office di masing-masing SKPD,”pintanya.
Kepala Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika (Dinhubkominfo) Kabupaten Purbalingga Yonathan Eko Nugroho mengatakan, bahwa pelatihan E-Office dimaksudkan untuk memberikan pemahaman tetnatng konsep E-Office dalam proses kegiatan administrasi perkantoran atau surat menyurat dan disposisi yang dilakukan secara elektronik dengan akses internet.
“Selain itu, peserta juga diharapkan mampu mengoperasikan aplikasi hal tersebut dengan terampil dan tepat. Sehingga dapat diaplikasikan secara nyata dalam tugas ke tata usahaan di semua SKPD di lingkungan Pemkab Purbalingga,”jelasnya.
Yonathan menambahkan, pelatihan tersebut diikuti oleh unsure pimpinan dari bupati, wakil bupati, secretariat daerah, asisiten sekda, bagian dan dinas. Selain itu peserta juga dari dinas, kecamatan dan staff teknis yang membidangi surat menyurat.
“Pelatihan diikuti 57 peserta, dan berlansung selama empat hari, dengan trainer dari tim PT Telkom,“pungkasnya. (Sukiman)